Se a sua empresa já possui um tempo de atuação, sabe que administrar os dados e informações dos clientes fica mais difícil a medida que o negócio desenvolve. Isto é normal, saudável e até um bom sinal, pois significa que a empresa está crescendo.

O problema é quando a coisa toda foge do controle e a agilidade que tinha antes é perdida pela desorganização. Não deixe que isso aconteça na sua empresa. Fique atento aos sintomas e comece a agir o quanto antes para mudar o cenário e manter a organização.

Para ajudar, listamos abaixo algumas dicas fáceis e práticas para você organizar os dados e informações dos clientes com eficiência. Confira!

1. Crie uma lista de contatos e informações adicionais

Muita gente ainda prefere manter um arquivo físico por medo de perder as informações. Então, crie um formulário em branco para preenchimento manual ou já preenchido com o nome, endereço, e-mail, telefone e quaisquer outras informações que você considerar relevante para cada cliente. Depois é só imprimir e arquivar.

Uma das maneiras mais simples de criar este arquivo é usando uma ou mais pastas para organizar a papelada. Este arquivo deve conter ainda o contrato de seu cliente, formulários de avaliação e detalhes de quaisquer projetos nos quais você esteja trabalhando. Desta forma, sempre que precisar acessar as informações do seu cliente, basta abrir o arquivo e elas estarão lá.

2. Digitalize os dados e informações

Como a maioria dos seus contatos provavelmente é feito por e-mail e com documentos em anexo, você também deve criar uma pasta no computador para arquivar os documentos digitalizados. Pode não ser necessário imprimir tudo o que seus clientes lhe enviam, mas você precisa armazenar as informações de forma organizada para que sejam fáceis de serem encontradas.

Você pode fazer isso usando o próprio servidor de e-mail, uma pasta de arquivos no computador ou transferir os dados e informações para a hospedagem em nuvem. Lembrando que manter somente um arquivo com dados e informações digitalizadas pode ser mais fácil, seguro e econômico de administrar.

3. Utilize planilhas eletrônicas

Depois de ter seus arquivos de clientes individuais físicos e/ou digitais criados, você pode utilizar uma planilha como ferramenta para facilitar a análise e acompanhamento dos clientes, uma vez que as informações podem ser melhores agrupadas nela.

Organize os clientes por linha (coluna vertical) e adicione as informações que desejar na coluna horizontal. Assim melhorará a visão dos clientes. As informações ficarão mais acessíveis e poderá determinar prioridades, analisar resultados e outras tarefas gerenciais.

4. Use um CRM

Graças as tecnologias de internet, hoje você pode adotar ferramentas de gestão como aliada do negócio. Uma delas é o CRM (Customer Relationship Management) online. Trata-se de uma ferramenta de gestão do relacionamento com clientes que oferece recursos muito úteis quando o assunto é organizar os dados e informações.

O CRM online é hospedado em nuvem, o que elimina custos com aquisição, manutenção e atualização de softwares. Além disso, permite a automação de diversas tarefas, reduzindo o índice de falhas humanas no processo e librando mais tempo para você se dedicar a gestão estratégica do negócio.

Não deixe para tomar uma atitude muito tarde, pois a reorganização pode ficar cada vez mais complicada a medida que o tempo passa. Coloque essas dicas em prática hoje mesmo e verá como os dados e informações ficarão mais acessíveis e de fácil compreensão.

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