Uma boa estruturação do Departamento Pessoal é a maneira mais eficaz de fazer o gerenciamento das informações dos empregados de uma empresa. Afinal, será esse departamento que manterá o relacionamento entre empregado e empregador no quesito de folha de pagamento, gestão de benefícios, contratação e desligamento.

Todo empresário precisa entender as atribuições que essa área possui para que as atividades pertinentes a ela fluam da maneira correta. 

Acompanhe a seguir as dicas para estruturar o departamento pessoal da sua empresa!

1. Qual a diferença entre Departamento Pessoal e RH?

É preciso entender que DP e RH são departamentos diferentes que não se confundem. Normalmente, o RH está presente em empresas de grande porte, pois é ele que trata da manutenção e gestão de talentos, identificação de competências, gestão do plano de carreira, processo seletivo e mapeamento das necessidades que cada setor tem para investir em treinamentos. 

Já o Departamento Pessoal é responsável por cuidar das obrigações fiscais e trabalhistas. Assim, nessa área serão tratadas as contratações, folha de pagamento, horas extras, jornada, recolhimento do INSS, pagamento do FGTS, férias, rescisões, dentre outras atividades. 

2. Quais as vantagens de ter o Departamento Pessoal em sua empresa? 

Tendo em vista que o Departamento Pessoal é responsável pelas tratativas entre o empregado e empregador,  a sua implantação é importante para a melhoria da gestão interna, afinal, será a área responsável por garantir os direitos e gerir os benefícios dos empregados.

É preciso que a empresa tenha essa organização e controle para não correr o risco de passivo trabalhista desnecessário. Implantar um Departamento Pessoal preparado e saber gerenciar os benefícios oferecidos é o primeiro passo para garantir um ambiente saudável de trabalho. 

3. Como estruturar o Departamento Pessoal? 

Para uma estruturação, é preciso ter profissionais qualificados que conheçam os processos.

Assim, é necessário conhecimentos em:

  • Folha de Pagamento: controle de jornada, comissões, horas extras, encargos trabalhistas, admissão, rescisão, descontos, PLR, etc.;
  • Plano de Benefícios: vale-transporte, assistência médica, vale refeição/alimentação, cesta básica, seguro de vida, auxílio educação, etc.;
  • Programação de Férias;
  • Instrumentos Coletivos: é necessário que a empresa conheça exatamente o instrumento coletivo para que os benefícios sejam aplicados

Por isso a importância do Departamento Pessoal para gerir essas informações! Uma ótima dica é contar com uma administradora de benefícios, que intermediará com a empresa os contratos de plano de saúde, odontológico, refeição, dentre outros benefícios oferecidos aos funcionários.

A administradora de benefícios vai garantir que os serviços contratados sejam de qualidade e adequados para sua empresa. Enquanto isso, o departamento pessoal vai assegurar que esses benefícios sejam fornecidos da maneira correta. 

4. Qual é a forma de estruturação?

A estruturação básica do Departamento Pessoal é composta pelo setor de admissão, processamento e desligamento. Assim, cada área terá suas atribuições para que algumas atividades não se confundam.

O setor de admissão será responsável pelo procedimento dos funcionários admitidos, gerenciar a documentação para contratação — CTPS, comprovante de residência, identidade, diploma, PIS, etc. —, realizar o cadastro dos colaboradores, apresentar o código de conduta, plano de benefícios, regras da empresa e todos os procedimentos necessários para o funcionário iniciar suas atividades.

O setor de processamento tratará da folha de pagamento, ou seja, o profissional que trabalhar nesse setor cuidará dos proventos — horas extras, gratificações, abonos, comissões, férias, 13º, etc. Serão tratados, ainda, os descontos em folha de pagamento, recolhimento de impostos e processamento das informações que deverão ser apresentadas por lei. 

No setor de desligamento, serão realizados os cálculos de rescisões, controle de aviso prévio e toda a documentação necessária para elaboração do Termo de Homologação ou Quitação do Contrato de Trabalho.

É importante que a empresa tenha esse gerenciamento de informações dos funcionários da forma mais organizada possível e, por isso, a área de Departamento Pessoal é tão importante.  É por meio dela que o gestor terá um contato mais próximo com todas as informações de seus funcionários. Afinal, fazer o devido controle da folha de pagamento, contratações e desligamentos, é a maneira mais eficaz de evitar passivo trabalhista.

Agora que você sabe a importância de uma boa estruturação do Departamento Pessoal e suas vantagens, não deixe de acompanhar nossas redes sociais e pegar mais dicas para um gerenciamento eficaz!