O departamento pessoal é um setor muito importante para qualquer empresa. Isso porque, essa área lida com todas as atividades relacionadas aos colaboradores da organização e ao cumprimento da legislação trabalhista.

É até comum que algumas pessoas confundam as rotinas de departamento pessoal com as responsabilidades da área de recursos humanos. Mas saber a distinção entre as duas é essencial: enquanto o RH atua buscando o desenvolvimento do colaborador em prol da empresa, o departamento pessoal se restringe à aspectos burocráticos na relação funcionário-empresa.

Entre as principais rotinas dessa área estão:

Procedimentos admissionais

O DP auxilia o RH na contratação de novos funcionários aprontando toda a documentação necessária para a efetivação desse procedimento. Recolhe os documentos do colaborador, elabora o contrato de trabalho, cuida do registro na carteira profissional, dos exames médicos, entre outros.

Controle de ponto

O ponto é o documento comprobatório de que o funcionário esteve presente no trabalho, da duração da jornada diária e das pausas realizadas. Ele é usado como base para calcular o salário que o funcionário tem direito em determinado mês, por isso, seja de modo manual ou por meio de um software, sua marcação deve ser fiscalizada adequadamente.

Folha de pagamento

O departamento pessoal elabora as folhas de pagamento, com os valores dos salários e todas as informações exigidas pela legislação, e as encaminha ao departamento financeiro para que os pagamentos dos profissionais seja efetuado.

Também é trabalho do DP fazer a inscrição dos funcionários no PIS (Programa de Integração Social), fazer o cálculo do FGTS (Fundo de Garantia Por Tempo de Serviço), calcular férias e 13° salário.

Procedimentos demissionais

Quando um funcionário é desligado da empresa, alguns dos procedimentos necessários para efetuar a demissão são responsabilidades do DP. É função do setor assuntos como: aviso prévio, baixa de contrato de trabalho, cumprimento dos termos de rescisão, cálculo de valores, homologação, entre outros.

Fornecimento de dados ao governo

Determinadas entidades governamentais solicitam das empresas dados sociais de seus trabalhadores para levantamento de pesquisas, projetos, estudos e programas relacionados ao mercado de trabalho. 

O recolhimento dessas informações é feito por meio de sistemas oficiais, como o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), o Ministério do Trabalho solicita a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), e sempre que uma pessoa é admitida ou demitida, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) deve ser preenchido.

Além disso, encaminha outras informações como a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), que é solicitada pela Receita Federal para informar o montante dos rendimentos pagos ou creditados aos funcionários durante o ano base.

Como mostramos ao longo do texto, as rotinas do departamento pessoal são burocráticas, porém, muito importantes para a empresa seguir as legislações trabalhistas e manter um bom quadro de funcionários. O trabalho desse setor está diretamente ligado a questões legais e tributárias, que requerem extremos cuidados e atenção. Do contrário, a empresa pode sofrer uma série de penalidades e processos trabalhistas que poderiam ser evitados.

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