São diversas as funções de um escritório de contabilidade, mas nem todos os clientes entendem tudo o que os profissionais desse setor devem fazer no dia a dia para garantir o controle fiscal de suas empresas.

Ser uma ponte entre a firma do cliente e a administradora de benefícios é uma das grandes responsabilidades de um escritório de contabilidade — que nem sempre consegue gerir esse relacionamento de maneira prática e eficaz.

Por isso, planejar o funcionamento dessa ponte é muito importante, pois, o tempo investido nisso é muito menor do que o tempo necessário para solucionar possíveis falhas e retrabalhos no futuro. Para ajudá-lo nessa tarefa, separamos algumas boas dicas para que o seu escritório de contabilidade seja o elo perfeito entre as empresas contratantes e as administradoras de benefícios. Confira!

Conheça bem os clientes do seu escritório

Conhecer muito bem os clientes do seu escritório e saber com que tipo de público você está lidando é essencial para gerir esse relacionamento de maneira assertiva.

Existem empresas que adotam uma postura mais séria, enquanto outras preferem ter um dia a dia mais descontraído e saber qual o perfil de cada um dos seus clientes, o que pode ajudá-lo a acertar na linguagem e abordagem.

Tente fazer reuniões presenciais onde você possa conhecer outros setores dos seus clientes e não apenas o RH, pois, dessa maneira, você pode investigar quais são os principais problemas e índices de satisfação dos colaboradores com relação aos benefícios recebidos.

Tudo isso deve ser transformado em informações e repassados para que os profissionais do seu escritório de contabilidade possam encontrar e otimizar as melhores soluções aos seus clientes.

Facilite os canais de comunicação com o cliente

Mesmo sabendo que ainda existem muitos clientes que preferem o contato via telefone, toda empresa deve se adequar ao mercado e à nova geração de profissionais, que dão preferência aos canais de comunicação digitais.

Por isso, além de realizar o atendimento ao cliente por telefone e e-mail, considere disponibilizar outros meios de contato como o WhatsApp e o inbox da página do seu escritório de contabilidade no Facebook.

Crie um documento de perguntas frequentes

As dúvidas com relação aos benefícios dos colaboradores de uma firma são muitas e, na maioria das vezes, bem repetitivas. Como seu escritório de contabilidade atua ligando a empresa à administradora de benefícios, são os seus funcionários que devem responder às questões dos clientes, podendo tomar bastante tempo.

Criar um documento com as respostas para as perguntas frequentes é uma boa maneira de fazer com que seus clientes possam tirar suas dúvidas de forma rápida, sem interromper o trabalho de seus contadores. Esse documento pode ser enviado por e-mail, compartilhado na nuvem ou estar disponível no site da sua contabilidade.

Para isso, você só precisa garantir que seus clientes tenham fácil acesso e saibam que podem entrar em contato com o seu escritório sempre que sua dúvida não for solucionada pelas respostas do documento.

Tenha um profissional para o contato com a administradora de benefícios

O contato com a administradora de benefícios de seus clientes é apenas uma das responsabilidades de um escritório de contabilidade. 

Para evitar o acúmulo de funções, procure ter um profissional exclusivo para realizar esse contato e construir esse relacionamento mais próximo com a administradora de benefícios. Assim, o contato e todo o trabalho será otimizado, já que seu funcionário saberá exatamente quais as características de cada contrato e o que precisa ser feito em cada operação.

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