Toda mudança gera dúvidas — e com o e-Social não é diferente. A nova obrigação faz parte do conjunto de informações que devem ser enviadas por meio do Sistema Público de Escrituração Digital — SPED.

O Sistema de Escrituração das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — e-Social —, ou também chamado de folha de pagamento digital, surgiu como uma solução para unificar o envio dos dados sobre os trabalhadores para o Governo Federal e permitir que todo o processo seja realizado de uma única vez.

Assim, a transmissão passa a ser totalmente eletrônica, dispensando toda aquela papelada gerada durante a permanência do trabalhador na empresa. Mas o que é o e-Social? Quais informações que compõem a nova obrigatoriedade? Como funciona? Continue a leitura e esclareça suas principais dúvidas!

O que é o e-Social?

O surgimento do e-social tem como objetivo unificar a transmissão e validação das informações relativas à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas aos órgãos fiscalizadores.

Em outras palavras, o e-Social é um sistema que melhora a qualidade das informações pelas empresas aos diferentes órgãos do Governo e torna mais transparente a relação entre empregados e empregadores.

Com a implementação do e-Social, uma série de obrigações que são transmitidas de forma isolada e em diferentes datas passam a ser unificadas, extinguindo-se, por exemplo, o CAGED, a RAIS, a GEFIP, a DIRF, entre outros.

Como funciona o e-Social?

Na prática, o e-Social passa a funcionar como uma folha de pagamento online. Como assim? Em tese, as empresas já têm as informações que devem ser transmitidas por meio do e- Social, no entanto, a transmissão ocorre de forma separada para os diversos órgãos, como Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho (TEM) e Receita Federal.

Com o e- Social, as informações passam a ser centralizadas numa única plataforma e, portanto, é preciso que haja coesão para que não acabe tendo contradições e erros no que está sendo informado.

Com a nova obrigatoriedade, passa-se a exigir que alguns dados sejam transmitidos imediatamente ao fato gerador e outros conforme algumas regras estabelecidas, como:

  • admissões e demissões: devem ser informadas imediatamente à ocorrência. Ou seja, as admissões e demissões não poderão ser realizadas sem a transmissão das informações aos órgãos fiscalizadores;

  • folha de pagamento: a transmissão deve ser feita até o dia 7 do mês subsequente ao fato gerador;

  • alterações de horários e jornada de trabalho: devem ser encaminhadas à medida que ocorrem as alterações de horários. A regra também é válida para funcionários isentos de marcação de ponto;

  • alterações de salário: o envio das informações deve ser feito no dia subsequente à alteração.

Uma série de outras atividades também passam a ser afetadas como:

  • cadastramento de trabalhadores;

  • obrigações de medicina do trabalho;

  • afastamentos;

  • comunicação de acidente de trabalho etc.

Qual o prazo de implementação?

O cronograma de implementação do e-Social já passou por várias prorrogações, mas parece que agora é definitivo. O início da obrigatoriedade de transmissão dos eventos seguirá as datas:

  • empresas que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016 têm até do dia 1º de janeiro de 2018 para realizar o cadastro no e-Social;

  • para empresas com faturamento menor que R$ 78 milhões, o prazo é em 1º de julho de 2017.

Em ambos os casos, eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST), apenas serão informados após seis meses do início da obrigatoriedade.

Quais impactos gerados pelo e-Social?

O e-Social é uma obrigatoriedade que exige que as empresas passem a ter um controle e organização das suas informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas muito maior do que praticavam anteriormente.

O empreendedor precisa estudar o leiaute estabelecido e conhecer a fundo as novas regras, para saber o que deve ou não ser apresentado. Além disso, é fundamental procurar soluções tecnológicas que possam ajudar em todo o processo, de forma a atualizar os dados continuamente e agilizar todo o procedimento.

O sucesso na implementação do e-Social está diretamente relacionado às ferramentas de otimização e automatização utilizadas pelas empresas. Por isso, gestores precisam o quanto antes revisar e padronizar seus bancos de dados e procedimentos internos para cumprir com as exigências do e-Social.

Gostou do texto? Quer continuar aprendendo? Leia também nosso artigo sobre a importância das rotinas trabalhistas!